4° Aperitivo di Project Management – Commenti

4° Aperitivo di Project Management – Commenti

Ancora una serata davvero gradevole ed interessante con la nostra ospite Rossella Martelloni, che ha tenuto incollati alle sedie oltre le 22  i numerosi partecipanti  intervenuti all’Aperitivo di Project Management sul “Nuovo modo di gestire il tempo”, una visione meno tecnica e alternativa del Time Management. Dopo il consueto aperitivo che ha caratterizzato  il clima informale della serata, Sergio Gerosa (Direttore Programmi e Sviluppo Professionale del Charter) ha anticipato i prossimi imminenti appuntamenti del Chapter e presentato Rossella Martelloni.

La speaker, che ha trascorso i primi 15 anni di lavoro in aziende leader nell’ambito dell’area Risorse Umane e Comunicazione e da 15 anni è consulente di Sviluppo delle Risorse Umane con expertise nella Formazione manageriale/comportamentale,  ha aperto il suo intervento invitando i partecipanti a riflettere su cosa noi non stiamo facendo e invece dovremmo fare per gestire meglio il nostro tempo.  Ha evidenziato come esiste dimensione del tempo sociale (in cui i tempi e le relazioni sono codificati dal costume e dalle abitudini sociali) e il  tempo individuale, relativo alla dimensione individuale, intrapsichica e interpersonale  di ciascuno di noi, dunque profondamente radicato nella personalità.  E su questo ognuno di noi ha il suo margine di responsabilità diretta, collegato con il suo “locus of control” e alla “definizione del sé” in rapporto con il mondo.

Ha spiegato come l’avvento delle tecnologie abbia risolto molti problemi ma di contro ne ha creati altri, poiché i processi neuronali sono iperstimolati e a volte disturbati dall’overload informativo che il cervello è chiamato ad elaborare, andando spesso in saturazione, stress, se non addirittura in burn out. Esistono anche stereotipi sociali come il multitasking: come evidenziano Majer e Giorgi nel loro libro “Intelligenza organizzativa”,  rispetto ai paesi “monocronici” (come Germania e Svizzera), abituati a fare le cose in successione, noi  (con i paesi latini e arabi) siamo un paese “policronico”, più avvezzo a fare cose simultaneamente.  Questo crea inevitabilmente un abbassamento della qualità di ciascuna attività, depotenziando i risultati finali e aumentando il rischio di confusione e stanchezza mentale, come evidenziato dallo studioso indiano Easwaran Eknath  nel suo libro “Quando hai fretta cammina lentamente”.

Rossella ha citato anche il bel libro di Asslander e Grun, (Asslander è un monaco benedettino, che dirige un’interessante scuola in Germania, rivolta anche ai manager) “Non ho tempo”, in cui viene ricordato che dai classici noi abbiamo ereditato il concetto di “Chronos” (il tempo come Tempo soggettivo come Tempo tecnico, Pianificazione, Accelerazione, Successo/Risultato, Fare/Produrre, Riproduzione, Obiettivi, Creare cose visibili, Sapere , Rumore, Agire, Realizzazione dell’Io,  “Molto”).  Abbiamo però ereditato anche quello del “Kairos” (Tempo soggettivo, Dentro, Innovazione, Attenzione, Processi, Accettare, Idee/Intuito, Sviluppo, Riconoscere, Saggezza, Silenzio, Godere, Fluire tra nascita e morte, Anima, “L’unico”, che in certo qual modo significa spiritualità).   Ebbene, perché la nostra società ha un po’ soffocato il Kairos?

Sul fronte della vita aziendale, sulla comunicazione e le relazioni interne la Martelloni ha riportato alcune statistiche allarmanti, secondo cui i dipendenti trascorrono un terzo del proprio tempo a leggere e cancellare email e i manager impiegano il 70% del tempo in riunioni e briefing spesso improduttivi. Le aziende stanno iniziando a studiare contromisure per arginare tali fenomeni, come ad esempio l’introduzione dei No Mail Day negli USA., per evitare il dilagare dello stress individuale e organizzativo, la parziale vanificazione dei flussi comunicativi e decisionali.

Ma il cuore del problema è da ricercare spostando il focus sulle relazioni interpersonali. E’ fondamentale  sviluppare un’educazione organizzativa sui processi, analizzando ad esempio dove si annidano i nodi informativi e quali siano le key people (in questo, la Social Network Analysis è in crescita).

E poi siamo costantemente  spinti a fare sempre di più, e  la nostra vita si è caricata moltissimo di attività, più o meno utili. Ormai i cicli dei cambiamenti sono sempre più rapidi (come bene predisse l’economista Kondratiev con le sue “ondate” dei cicli del cambiamento), ma esiste un sempre maggiore gap tra quanto sta succedendo e come le persone reagiscono  cambiamento, attivando meccanismi di difesa a volte molto forti.  Nel loro libro “Chi ha ucciso il cambiamento”, Blanchard e Britt evidenziano che negli USA il 70% dei grandi cambiamenti aziendali (fusioni, acquisizioni, ecc.), hanno avuto esiti negativi, se non addirittura sono stati un fallimento.  Ragioni principali: inerzia, mancato coinvolgimento delle persone e resistenza al cambiamento.  Questo stato di cose fa si che siamo sempre più avviluppati da un eccesso di input, abbiamo difficoltà ad elaborare ciò che apprendiamo, il tempo risulta sempre più compresso e ne deriva un pensiero omologato, poca creatività, appiattimento verso il basso, poca innovazione e le persone brillanti hanno il freno a mano tirato e risultano imbrigliate nel meccanismo perverso.  Il cambiamento va accolto, immaginato, anticipato e vissuto.  E il messaggio che riesce a penetrare  nella mente e nella sfera emotiva delle persone non è “si deve fare”, ma “è bello farlo”, perché le persone amano fare proprio il cambiamento.  L’approccio “top down” è sempre più fallimentare, e gli esempi in tutti i campi della società sono molto evidenti.

Insomma, in questa società dell’abbondanza e della fretta si aggiunge, si moltiplica, si corre, si riempie al massimo e non si “svuota”.  Quella di svuotare è un’operazione estremamente saggia ed equilibrata, perché implica una selezione e poi una valorizzazione delle cose.  Un po’ di vuoto dentro e fuori di noi è terapeutico, salutare e proficuo.  Se vuoi che entra il nuovo dentro di te, diceva Confucio, devi prima creare nuovo spazio.

Lo spazio consente alla persona anche di trovare maggiori stimoli per una maggiore concentrazione, per la vera creatività (oggi c’è un grande appiattimento e omologazione del pensiero).  Ad esempio, Rossella ha parlato del Flow (la Teoria del Flusso è una scoperta fatta dallo psicologo Mihály Csíkszentmihályi), che comporta  un modo “diverso” di vedere il tempo e l’esperienza, in base l quale le persone attingono ad un potenziale enorme quando sono immersi in un esperienza particolarmente sfidante, gradita e rispetto alla quale hanno una sensazione di adeguatezza; dunque riescono a concentrarsi totalmente, astraendosi dalla dimensione temporale e dal mondo che le circonda, entrando in uno stato di trance che eleva al massimo la performance. Chissà come mai le aziende non vogliono fare tesoro di questa possibilità e costringono le persone a continue interruzioni, deconcentrazioni e abbassamento della qualità.

Ma l’azienda, nella sua interezza e complessità, non può farcela a effettuare i cambiamenti culturali di cui c’è bisogno.  Meglio allora organizzarsi in piccoli gruppi autonomi che si contaminino a vicenda, attivando un meccanismo di contaminazione positiva.

Bisogna anche sviluppare  nuovi modelli relazionali che creino spazio interpersonale fondati sui meccanismi di fiducia, ascolto e collaborazione,  limitando peraltro i fenomeni dilaganti di intolleranza e mobbing, che derivano sostanzialmente da assenza di spazio sociale.

La gestione del tempo, ha puntualizzato la Martelloni, è un percorso di crescita personale schematizzabile in 4 fasi: 1) Consapevolezza; 2) presa di coscienza necessità; 3) sviluppo di metodi e strumenti (è una fase matura, in cui le persone che padroneggiano molto bene gli strumenti “tecnici” del Time Management hanno spesso sindromi da Superman o Wonder Woman, ma non si rendono conto che l’ottimizzazione e la sindrome dei risultati passa di fatto sopra le persone come uno schiacciasassi); 4)equilibrio. E’ anche importante il proprio rapporto con passato, presente e futuro, in cui il presente è il grande motore, che va valorizzato (contrariamente a quanto si riesce a fare oggi) per immaginare e progettare il futuro.

Rossella ha quindi invitato tutti a non omologare il proprio pensiero e i modelli comportamentali, a fare un po’ di vuoto, evitando di subire l’overload e l’iperattività, che porta confusione, errori, dimissioni interiori, ansia, malcontento, svalutazione, negligenza, ortodossia, paura di rischiare, relazioni nevrotiche, assenza di gentilezza ed educazione, a vantaggio della brutalità “Fatti non foste a viver come bruti, ma per seguir Virtute e Conoscenza”, ci ricorda Dante.  Occorre lavorare sul proprio spazio intrapsichico, su quello interpersonale e su quello sociale. D’altronde, i modelli di sempre stanno visibilmente scricchiolando e la visione di corto – insieme con la paura del futuro –  è la grande malattia individuale, aziendale, politica e sociale.

Enzo Spaltro, pioniere della psicologia del lavoro in Italia, da molto tempo ci dice che per progettare il futuro bisogna evitare l’overloading, organizzarsi in piccoli gruppi e task force, poiché l’autonomia genera velocità.Ma dice anche che la percezione della bellezza (e non della paura) del futuro è il motore.

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