Rita Mulcahy, esperta internazionale nella preparazione all’esame PMP® e autrice del libro PMP Exam Prep – 4° Edizione (RMC Publishing), pone l’attenzione sulle ragioni del perché i candidati hanno difficoltà a superare l’esame:
• le domande dell’esame sono lette frettolosamente;
• non vengono analizzate con cura tutte le possibili risposte;
• il livello di preparazione spesso non risulta sufficiente a sostenere l’esame;
• spesso si crede che il livello di esperienza professionale maturato sia sufficiente per affrontare le domande d’esame;
• l’esame viene affrontato con nervosismo dovuto ad una preparazione non adeguata.
A questa analisi bisogna aggiungere la considerazione del diverso approccio culturale tra il mondo anglosassone e quello latino e il punto di vista del Project Manager.
Per rispondere correttamente alle domande bisogna porsi nell’ottica che le domande ci chiedono cosa fare in una determinata situazione, sia che sia la PRIMA cosa da fare, sia che sia la MIGLIORE. Ma per capire il contesto dobbiamo enucleare dalla domanda la fase di progetto ed il gruppo di processi di project management.
Ciò ci permetterà di capire immediatamente quali sono i documenti di cui disponiamo. Partendo dal presupposto che il gruppo di progetto ha fatto il meglio che poteva con le informazioni a disposizione, dobbiamo tenere presente inoltre, cosa è cambiato nel contesto del progetto e che sfugge al controllo del gruppo stesso. Infine, dobbiamo analizzare se gli stakeholders sono stati identificati correttamente.
Per ripetere quanto detto sopra ad ogni domanda dell’esame dobbiamo avere chiari i Framework della metodologia, la sequenza dei processi, e dei documenti che viene richiesto siano prodotti.
I passi da fare
Per conseguire uno qualsiasi dei tipi di certificazione proposti dal PMI®
Attenzione si deve seguire un procedimento ben preciso come segue:
Come prepararsi
Le logiche
Per intraprendere un metodo di studio che permetta di superare l’esame in tutta tranquillità è utile capire quali sono state le logiche che hanno portato il Project Management Institute a formulare l’esame nel modo in cui esso è attualmente.
Nel maggio del 1999 un gruppo di 11 esperti messi insieme dal Project Management Institute si incontrò con i rappresentanti di una società specializzata nello sviluppare test per delineare il campo del Project Management in termini di conoscenze.
Le logiche utilizzate sono state raggruppate e sono descritte nel testo Role Delineation Study, reperibile nel sito del PMI®. Esso è la base per assicurare che l’esame sia “a contenuti validi”. Un esame “a contenuti validi” si pone come obiettivo quello di valutare in modo appropriato le conoscenze e gli skill contenuti nella professione che deve essere certificata.
I passi utilizzati per lo sviluppo dell’esame sono stati i seguenti:
1. analizzare le responsabilità del Project Manager Professional;
2. specificare un piano per il test;
3. scrivere, rivedere, referenziare e validare le domande;
4. mettere insieme l’esame;
5. decidere il punteggio di superamento dell’esame.
Lo scopo principale di una certificazione è quello di validare un mestiere che protegga tutti coloro che in esso sono coinvolti o che utilizzano i prodotti e servizi da esso scaturiti; è essenziale quindi, che una certificazione sia affidabile. Per questa ragione i test sono progettati per misurare ciò che attualmente succede nella realtà.
Durante la definizione dei criteri di certificazione PMP® il primo passo fu quello di delineare i confini della professione del Project Manager. Per prima cosa fu definito l’ambito di azione per mezzo di domini di performance; successivamente, furono individuate e validate le responsabilità del Project Manager attraverso un sondaggio che coinvolse i Project Manager degli Stati Uniti e di altre nazioni.
Per ogni dominio attraverso il sondaggio vennero definite l’importanza rispetto agli altri, le conoscenze significative in esso contenute ed il numero di domande appartenenti ad ogni dominio.
Ad oggi la distribuzione delle domande per ogni dominio è rappresentata nella tabella sottostante.
| Domini sui quali l’esame verte | Distribuzione della percentuale di domande per Dominio |
| Initiation | 11 |
| Planning | 23 |
| Executing | 27 |
| Monitoring and Controlling | 21 |
| Closing | 9 |
| Professional and Social Responsibility | 9 |
Il PMBOK® è riconosciuto dalla comunità dei Project Manager come lo standard globale. E’ il punto di riferimento per chiunque approcci la professione del Project Management e dovrebbe essere utilizzato per capire le conoscenze necessarie per eseguire i domini descritti nel Role Delineation Study.
Il Role Delineation Study definisce la professione in termine di domini di performances, attività che dovrebbero essere eseguite all’interno del dominio, conoscenze e skill necessari per eseguire le attività.
La lingua
All’atto dell’iscrizione, è possibile scegliere di avere anche la traduzione delle domande in lingua italiana.
Operando questa scelta le domande saranno in Inglese ma ci si potrà avvalere della traduzione in italiano. In particolare per coloro che decideranno di sostenere l’esame on-line, sarà possibile in ogni momento, attraverso l’interfaccia grafica, accedere alla finestra con la traduzione in Italiano. Bisogna però ricordare che, in caso di incertezza interpretativa, bisogna fare sempre riferimento alla versione originale inglese.
Il contesto dell’esame
L’esame va affrontato immaginando di essere in un contesto di un progetto in esecuzione e tenendo in considerazione alcune assunzioni:
• Esistono informazioni storiche.
• I costi e la schedulazione di progetto non possono essere finalizzati se non si è fatta l’analisi del rischio.
• Il Project Manager lavora in un sistema ed in una cultura aziendale già formati (Enterprise environmental factors) supportata da policy di Project Management.
• La parola task e il termine Gantt Chart /PERT non dovrebbero essere usati.
• Il Project Manager ha autorità e poteri definiti da un’organizzazione a matrice bilanciata.
• Il piano di progetto è approvato e condiviso da tutti.
• Gli stakeholders sono identificati e coinvolti sin dall’inizio del progetto.
• I ruoli e le resonsabilità sono chiaramente definiti.
• La WBS è il fondamento del progetto.
• I change sono apportati secondo i dettami di un processo di Change Management.
• I vincoli da gestire sono scope, tempi, costi, qualità, rischi e soddisfazione del cliente.
• Il Project Manager fornisce indicazioni all’organizzazione in cui opera relativamente al miglioramento degli standard, delle policy e dei processi.• L’ambito organizzativo in cui si opera è quello di una matrice Bilanciata/forte.
• L’autocertificazione e la fiducia sono la base del rapporto tra il PM e gli stakeholders; se cambia qualcosa è da ricercare nel contesto.
• I rapporti sono TRUSTED.
I testi di riferimento
Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), Fourth Edition, – PMI®
Earned Value Project Management, Second Edition – Quentin W. Fleming and Joel M. Koppelman
Project Procurement Management: Contracting, Subcontracting, Teaming- Quentin W. Fleming
Human Resource Skills for the Project Manager – Vijay K. Verma
Principles of Project Management – John Adams.
Project and Program Risk Management – R. Max Wideman
Project Management Experience and Knowledge Self-Assessment Manual – PMI®
Project Management Professional PMP® Role Delineation Study – PMI®
Project Management, A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, 9th Edition, – Harold Kerzner Ph. D.
The Cultural Dimension of International Business – Gary P. Ferraro (Prentice-Hall)
The Guide to Cross-Cultural Success – Terence Brake, Danielle Walker, and Thomas Walker (McGraw-Hill)
Lessons on Business Leadership and National Cultures – Robert Rosen (Editor), Patricia Digh, and Carl Phillips (Simon & Shuster)
How to Lead Work Teams: Facilitation Skills – Fran Rees (John Wiley & Sons)
PMP Exam Prep, Fourth Edition – Rita Mulcahy
PMP Exam Practice Test and Study Guide Fifth Edition – J. LeRoyWard, PMP (editor)
